Für Gründer und kleine Unternehmen hängt die Wahl der Buchführungssoftware davon ab, wie sie ihren Gewinn ermitteln: per Einnahmenüberschussrechnung (EÜR) oder durch Bilanzierung. Auch wichtig ist, wer den Jahresabschluss erstellt. Die EÜR stellt Betriebseinnahmen und -ausgaben gegenüber. Bilanzierende Unternehmen führen doppelte Buchführung und erstellen zum Jahresende eine Bilanz und eine Gewinn-und-Verlust-Rechnung.
Lexware Office und sevdesk richten sich besonders an Betriebe, die Belege, Rechnungen und Bankumsätze selbst verwalten; BuchhaltungsButler legt mehr Gewicht auf Buchführung und DATEV-Übergabe. DATEV Unternehmen online unterstützt vor allem die digitale Zusammenarbeit mit der Steuerkanzlei. Welche Bilanzfunktionen verfügbar sind, hängt von Produktversion und Tarif ab.
EÜR und Bilanz unterscheiden
Die Wahl der Software entscheidet nicht darüber, ob ein Unternehmen eine EÜR erstellen darf. Das richtet sich nach den gesetzlichen Voraussetzungen und der Rechtsform. § 4 Absatz 3 Einkommensteuergesetz beschreibt die EÜR für Steuerpflichtige, die nicht gesetzlich zur Buchführung und zu regelmäßigen Abschlüssen verpflichtet sind und auch tatsächlich keine Bücher und Abschlüsse führen. Wer unsicher ist, klärt die Buchführungspflicht mit der Steuerberatung, bevor er ein Programm auswählt.
Eine Buchführungssoftware kann mehrere unterschiedliche Aufgaben übernehmen. Eine EÜR-Auswertung fasst Einnahmen und Ausgaben nach den Regeln zur Gewinnermittlung zusammen. Eine Gewinn-und-Verlust-Rechnung zeigt Erträge und Aufwendungen. Bei der doppelten Buchführung werden Geschäftsvorfälle auf Konten erfasst. Sie bildet die Grundlage für Bilanz und Gewinn-und-Verlust-Rechnung. Wenn ein Programm Buchungsdaten für die Steuerkanzlei bereitstellt, heißt das noch nicht, dass es auch den vollständigen Jahresabschluss erstellt.
Klären Sie deshalb vor Vertragsabschluss, was der Anbieter mit „Bilanz“ oder „Bilanzierung“ meint. Erstellt das Programm den Abschluss selbst, erfasst es nur die laufenden Buchungen oder übergibt es Daten an die Kanzlei? Diese Unterscheidung ist besonders wichtig, wenn Ihr Betrieb bilanzierungspflichtig ist.
Buchführungssoftware im Vergleich
| Lösung | Bedienung und EÜR | Bilanz und DATEV | Online-Banking |
|---|---|---|---|
| Lexware Office | Auf Selbstständige und kleinere Betriebe ausgerichtet. EÜR und typische Aufgaben wie Beleg- und Geschäftskontobuchung gehören zum Funktionsumfang. | Die Angaben zur eigenen Bilanzerstellung sind widersprüchlich. DATEV-Export und Datenübertragung über einen Steuerberaterzugang sind dokumentiert. | Bankkonten lassen sich verbinden. Wenn eine Bank nicht unterstützt wird, ist ein CSV-Import möglich. |
| sevdesk | EÜR-Auswertungen sind für Version 2 dokumentiert. Ein Vergleichstest bewertet die Bedienung bei typischen Aufgaben gut; das sagt jedoch nichts über die Lernzeit jedes einzelnen Nutzers aus. | Die Dokumentation zu GuV und DATEV bezieht sich teilweise auf Version 1. Daraus lässt sich keine verlässliche Aussage zur vollständigen Bilanzfunktion in Version 2 ableiten. DATEV-Export ist dokumentiert. | Onlinekonten und CSV-Import sind möglich. Bankumsätze werden laut Anbieter in der Regel einmal täglich abgerufen; dadurch können neue Buchungen verzögert erscheinen. |
| BuchhaltungsButler | Der Schwerpunkt liegt stärker auf Buchführung und Monatsabschluss. Ein Vergleich führt die Erstellung der Anlage EÜR aus dem Programm heraus auf. | Ein Vergleich nennt Bilanz und GuV mit einem Zusatzmodul. DATEV dokumentiert die Übergabe von Buchungsdaten und digitalen Belegen an DATEV-Rechnungswesen-Programme. | Laut DATEV-Marktplatzprofil sind Banken, Kreditkarten und Zahlungsdienste angebunden. |
| DATEV Unternehmen online | Unterstützt digitale Beleg- und Finanzprozesse mit der Steuerkanzlei. Die verfügbaren Angaben belegen keine eigenständige Komplettlösung für jede EÜR. | Die Plattform ist für Zusammenarbeit und Datenaustausch mit der Kanzlei gedacht. Prüfen Sie mit Ihrer Steuerberatung, welche Buchführungs- und Abschlussarbeiten sie abdeckt. | Kontoumsätze lassen sich laut DATEV per PIN/TAN oder EBICS abrufen. |
Prüfen Sie die Angaben zu Lexware Office und sevdesk genau. Für Lexware Office erklärt das Hilfezentrum, dass das Programm selbst keine Bilanz erstellt. Andere Anbieter sagen, dass Bilanzierung möglich ist, erklären aber nicht genau, welche Funktion sie meinen. Bei sevdesk stammen Informationen zu GuV und DATEV teilweise aus der Dokumentation einer älteren Version. Fragen Sie deshalb gezielt nach Ihrer konkreten Version und Ihrem Tarif, wenn Sie den Jahresabschluss selbst erstellen möchten.
BuchhaltungsButler kommt für bilanzierende Betriebe infrage, wenn die Funktionen zum eigenen Ablauf passen. Ein Vergleich nennt die Bilanzfunktion mit Zusatzmodul; sie ist also nicht automatisch in jedem Paket enthalten. Die DATEV-Angaben beschreiben die Datenübergabe, bewerten aber nicht unabhängig, wie einfach sich das Programm bedienen lässt.
Bedienung und Lernkurve
Im Alltag spart ein klarer Ablauf Zeit: Sie erfassen einen Beleg, ordnen ihm den passenden Bankumsatz zu und prüfen die Buchung. Die Programme unterscheiden sich darin, wie gut sie solche Aufgaben bündeln und wie stark sie Rechnungsstellung oder Monatsabschluss unterstützen. In einem redaktionellen Vergleich lag sevdesk beim Live-Test vorn. Lexware Office schnitt bei Beleg- und Geschäftskontobuchung gut ab. BuchhaltungsButler punktete dort bei Belegbuchung und Monatsabschluss, lag bei Rechnungstellung und Live-Test aber zurück.
Solche Testergebnisse helfen bei der Vorauswahl. Sie zeigen aber nicht, wie schnell ein Gründer ohne Buchhaltungskenntnisse sicher mit dem Programm arbeitet. Automatische Vorschläge müssen geprüft werden: Erkennt das Programm eine Ausgabe falsch und niemand kontrolliert den Buchungsvorschlag, bleibt die Buchung falsch. Die Software entscheidet außerdem nicht jeden Einzelfall für Sie. Das gilt für Fragen zur Umsatzsteuer und zu privaten oder betrieblichen Ausgaben ebenso wie für die Gewinnermittlung.
Testen Sie daher die Aufgaben, die bei Ihnen tatsächlich anfallen. Legen Sie einen Beleg an, gleichen Sie eine Bankbewegung ab und suchen Sie die EÜR- oder Monatsabschlussauswertung. Wenn Ihre Steuerkanzlei die Buchungen übernimmt, bitten Sie sie außerdem, den DATEV-Export oder die Datenübertragung zu prüfen. So zeigt sich schnell, ob die Oberfläche zu Ihrem Kenntnisstand und zum Kanzleiablauf passt.
DATEV-Export oder Plattform
Der Begriff „DATEV-Schnittstelle“ kann drei verschiedene Abläufe meinen. Bei einem DATEV-Export erzeugt die Buchhaltungssoftware eine Datei, die Sie oder die Kanzlei anschließend übertragen oder importieren. Bei einer direkten Datenübertragung gehen die Daten über einen vorgesehenen Datenservice an DATEV. DATEV Unternehmen online ist eine Plattform für digitale kaufmännische Abläufe und die Zusammenarbeit mit der Kanzlei.
Diese Wege sind nicht austauschbar. Fragen Sie Ihre Steuerberatung, welche Variante sie nutzt, welche Daten sie erwartet und wer den Import kontrolliert. Wenn die Kanzlei mit DATEV Unternehmen online arbeitet, heißt das außerdem nicht automatisch, dass die Plattform sämtliche Buchführungsaufgaben abdeckt, die Sie selbst erledigen möchten.
Online-Banking praktisch prüfen
Die Anbindung Ihres Geschäftskontos hilft nur, wenn das Programm die Bank unterstützt und Umsätze zuverlässig in die Buchhaltung übernimmt. Prüfen Sie, ob die gewünschte Bank direkt angebunden ist. Klären Sie auch, wie oft neue Umsätze abgerufen werden. Fragen Sie außerdem, ob Sie sie bei einer fehlenden Verbindung per CSV-Datei importieren können.
Bei sevdesk beschreibt der Anbieter einen täglichen Abruf, bei dem neue Umsätze verzögert eintreffen können. Lexware Office dokumentiert ebenfalls den CSV-Import als Ausweichweg. Achten Sie bei jedem Programm darauf, wie es wiederkehrende Zahlungen, Gebühren und nicht eindeutig zuordenbare Umsätze behandelt. Gerade diese Buchungen erfordern häufig eine manuelle Prüfung.
Welche Lösung passt zu Ihrem Betrieb?
Lexware Office oder sevdesk kommen für einen kleinen Betrieb infrage, wenn er eine EÜR führt, wenige Belege hat und die Rechnungsstellung einfach ist. Entscheidend ist, welche Oberfläche Ihnen liegt und ob Ihre Bank angebunden ist. Wenn die Zusammenarbeit mit der Steuerkanzlei den Ausschlag gibt, vergleichen Sie die konkreten DATEV-Wege statt nur nach dem Schlagwort „DATEV-Schnittstelle“ zu suchen.
Wenn Buchführung und Monatsabschluss für Sie wichtiger sind, prüfen Sie BuchhaltungsButler. Bei Bilanzierungspflicht sollten Sie jedoch vorab bestätigen lassen, welche Arbeiten das gewählte Paket selbst abdeckt und welche die Kanzlei übernimmt. DATEV Unternehmen online passt vor allem, wenn Ihre Steuerkanzlei mit digitalen Belegen und Kontoumsätzen arbeitet.