Bei einer offenen Kundenrechnung sollte das Unternehmen zuerst prüfen, ob sie fällig ist. Verzug liegt vor, wenn der Schuldner eine fällige Zahlung nicht rechtzeitig leistet; dadurch können etwa Verzugszinsen anfallen.
Mehrere Mahnungen sind grundsätzlich nicht nötig. Eine klare Mahnung kann genügen; unter bestimmten Voraussetzungen tritt Verzug auch ohne Mahnung ein. Bleibt die Zahlung trotz außergerichtlicher Aufforderung aus, kann das Unternehmen für geeignete Geldforderungen ein gerichtliches Mahnverfahren einleiten.
Wann Zahlungsverzug eintritt
Grundsätzlich gerät ein Schuldner in Verzug, wenn eine Zahlung fällig ist, der Gläubiger sie eindeutig anmahnt und der Schuldner trotzdem nicht zahlt. Die Mahnung muss erkennen lassen, welche Forderung gemeint ist und dass der Gläubiger die Zahlung verlangt. Eine bloße Bitte um Rückmeldung fordert nicht eindeutig zur Zahlung auf.
Eine Mahnung ist nicht immer erforderlich. Verzug tritt grundsätzlich auch ohne sie ein, wenn ein konkreter Zahlungstag vereinbart wurde, der Schuldner die Zahlung ernsthaft und endgültig verweigert oder besondere Umstände den sofortigen Verzug rechtfertigen.
Für Forderungen aus Warenlieferungen oder Dienstleistungen (Entgeltforderungen) gilt außerdem die 30-Tage-Regel: Der Schuldner gerät spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung oder einer gleichwertigen Zahlungsaufstellung in Verzug. Bei Verbrauchern gilt diese Regel nur, wenn die Rechnung ausdrücklich auf diese Folge hinweist. Ist der Schuldner kein Verbraucher und lässt sich der Zugang der Rechnung nicht sicher feststellen, zählt stattdessen, wann die Forderung fällig wird und der Schuldner die Gegenleistung erhält. Der Schuldner gerät nicht in Verzug, solange er aus einem Grund nicht zahlt, für den er nicht verantwortlich ist.
Was in die Mahnung gehört
Für eine Mahnung sind weder ein besonderes Formular noch die Überschrift „Mahnung“ vorgeschrieben. Entscheidend ist die klare Zahlungsaufforderung für eine fällige Forderung. Schriftlich lässt sich später leichter belegen, was das Unternehmen verlangt hat.
Damit der Schuldner die Forderung zuordnen kann, sollte das Schreiben die beteiligten Unternehmen oder Personen, Rechnungsnummer und Rechnungsdatum sowie den offenen Betrag nennen. Bei mehreren offenen Rechnungen hilft eine übersichtliche Aufstellung. Ein konkretes Zahlungsdatum, die Bankverbindung und gegebenenfalls ein Hinweis auf frühere Schreiben erleichtern die Zahlung. Diese Angaben helfen bei der Kommunikation, sind aber keine gesetzliche Pflichtliste.
Wenn die Mahnung zugleich Verzug auslösen soll, muss sie eindeutig zur Zahlung auffordern. Ein Unternehmen kann etwa verlangen, den ausgewiesenen Rechnungsbetrag zu überweisen. Eine selbst gesetzte Frist sollte mit einem konkreten Datum enden. Wer bereits im Verzug ist, muss nicht allein deshalb weitere Mahnungen verschicken, bevor er den nächsten Schritt prüft.
Welche Eskalationsstufen sinnvoll sind
Unternehmen können den Ablauf an ihre Kundenbeziehungen und die Höhe der Forderungen anpassen. Eine gesetzliche Pflicht zu drei Mahnungen gibt es nicht. Ein Unternehmen kann zum Beispiel so vorgehen:
| Stufe | Vorgehen |
|---|---|
| Fälligkeit prüfen | Zahlungsziel, Rechnung, Liefer- oder Leistungsnachweis und Zahlungseingänge abgleichen. |
| Zahlungserinnerung senden | Freundlich auf die offene Rechnung hinweisen. Wird bereits klar zur Zahlung aufgefordert, kann das Schreiben rechtlich als Mahnung gelten. |
| Mahnung verschicken | Rechnung und offenen Betrag genau bezeichnen und eindeutig Zahlung verlangen. |
| Weitere Frist setzen | Bei ausbleibender Zahlung den offenen Saldo erneut mitteilen und den nächsten Schritt sachlich ankündigen. Das Gesetz verlangt keine weitere Mahnung. |
| Gerichtlichen Weg prüfen | Anspruch, Unterlagen, Schuldneranschrift und bisherige Zahlungseingänge kontrollieren. Danach kommen ein gerichtliches Mahnverfahren oder eine Klage infrage. |
Vor einem Antrag beim Gericht sollte die Buchhaltung prüfen, ob eine Zahlung eingegangen ist und ob die Forderung in der verlangten Höhe besteht. Unklare Beträge oder eine falsche Schuldneranschrift können die Bearbeitung erschweren. Ist die Forderung strittig, sollte das Unternehmen prüfen, ob ein Mahnverfahren zum Fall passt.
Vom Antrag zum Mahnbescheid
Das gerichtliche Mahnverfahren eignet sich für Forderungen auf Zahlung eines bestimmten Euro-Betrags. Es ist grundsätzlich ausgeschlossen, wenn der Zahlungsanspruch noch von einer Gegenleistung abhängt, die das Unternehmen nicht erbracht hat.
Für den Antrag muss der Gläubiger unter anderem beide Parteien und den Anspruch genau angeben. Der geschuldete Betrag (Hauptforderung) und zusätzliche Forderungen wie Zinsen (Nebenforderungen) sind getrennt aufzuführen. Der Antrag muss erklären, dass die eigene Gegenleistung erbracht wurde oder nicht geschuldet ist.
Bevor das Gericht den Mahnbescheid erlässt, prüft es nicht, ob die Forderung inhaltlich berechtigt ist. Der Bescheid fordert den Schuldner auf, innerhalb von zwei Wochen zu zahlen oder dem Gericht mitzuteilen, ob und in welchem Umfang er widerspricht. Ein Widerspruch kann sich auf die gesamte Forderung oder nur auf einen Teil beziehen.
Geht kein rechtzeitiger Widerspruch ein, kann der Gläubiger nach Ablauf der Frist einen Vollstreckungsbescheid beantragen. Dieser ermöglicht die Zwangsvollstreckung. Widerspricht der Schuldner, kann die Sache in ein streitiges Gerichtsverfahren übergehen, wenn eine Partei beantragt, dass das Gericht über den Streit entscheidet. Das Gericht entscheidet dann über den Anspruch.
Verzugszinsen und weitere Kosten
Bei Zahlungsverzug fallen grundsätzlich Verzugszinsen an. Der gesetzliche Satz beträgt fünf Prozentpunkte über dem Basiszinssatz. Bei Entgeltforderungen aus Rechtsgeschäften, an denen kein Verbraucher beteiligt ist, beträgt er neun Prozentpunkte über dem Basiszinssatz. Die Prozentpunkte kommen zum Basiszinssatz hinzu; sie sind nicht die gesamte Zinshöhe. Da sich der Basiszinssatz ändern kann, sollte das Unternehmen für die Berechnung den jeweils geltenden Wert heranziehen.
Bei einer Entgeltforderung gegen einen Schuldner, der kein Verbraucher ist, sieht das Gesetz außerdem eine Pauschale von 40 Euro vor. Die 40 Euro werden auf einen geschuldeten Schadensersatz angerechnet, soweit dieser Kosten für die Durchsetzung der Forderung abdeckt. Eine beliebige interne Bearbeitungsgebühr oder ein pauschaler Betrag für jede Mahnung lässt sich daraus nicht ableiten.