Bei einer Unternehmensgründung fallen Kosten für Anschaffungen und den laufenden Betrieb an. Bis Kundinnen und Kunden zahlen, entstehen oft vorübergehende Zahlungslücken. Planen Sie auch den privaten Lebensunterhalt ein, wenn das Unternehmen ihn finanzieren muss.
Erfassen Sie monatlich alle Ein- und Auszahlungen und berechnen Sie den höchsten Fehlbetrag. So ermitteln Sie, wie viel Finanzierung Sie benötigen und wann sie bereitstehen muss.
Kosten vollständig erfassen
Beginnen Sie mit allen Ausgaben, die vor und nach der Eröffnung anfallen. Holen Sie für größere Anschaffungen konkrete Angebote oder Kostenvoranschläge ein. Bei Waren und Material zählen neben dem Einkaufspreis auch Lieferzeiten, Lagerdauer und Zahlungsbedingungen der Lieferanten.
Typische Kostenblöcke sind:
- Investitionen: Maschinen, Werkzeuge und Fahrzeuge sowie Software, Einrichtung oder Umbauten
- Waren und Material: Anfangsbestand, Rohstoffe, Verpackungen und Betriebsstoffe
- Gründung und Markteintritt: Beratung, Notar, Anmeldungen, Genehmigungen, Mietkaution und Werbung zur Eröffnung
- Laufender Betrieb: Miete, Energie, Versicherungen, Verwaltung, Kommunikation und Marketing
- Personal und Finanzierung: Gehälter, Arbeitgebernebenkosten, Zinsen und Tilgungen
- Private Ausgaben: notwendige Entnahmen oder ein Geschäftsführergehalt, soweit der Lebensunterhalt nicht anderweitig gedeckt ist
Erfassen Sie auch Kosten, die leicht übersehen werden. Zum Kaufpreis einer Maschine kommen zum Beispiel Kosten für Transport, Installation oder nötige Anpassungen hinzu. Bei Beschäftigten gehören zu den Gehältern außerdem die Arbeitgebernebenkosten.
Zahlungslücken monatlich berechnen
Eine Kostenliste zeigt, wie viel Geld insgesamt anfällt. Sie zeigt aber nicht, ob das Geld zum richtigen Zeitpunkt verfügbar ist. Dafür brauchen Sie einen Liquiditätsplan. Er bildet ab, wann Zahlungen eingehen und wann Rechnungen fällig werden.
Planen Sie Einzahlungen für den Monat ein, in dem das Geld voraussichtlich auf Ihrem Konto eingeht. Ein unterschriebener Auftrag zählt nicht als verfügbares Geld, wenn die Kundenzahlung erst später eintrifft. Erfassen Sie Auszahlungen mit ihren Fälligkeiten, etwa für Investitionen, Lieferanten, Miete, Personal, Steuern und Kreditraten. Berücksichtigen Sie außerdem private Ausgaben, wenn Sie diese aus dem Unternehmen finanzieren müssen.
Berechnen Sie den erwarteten Kontostand für jeden Monat neu. Der niedrigste Kontostand zeigt, wie groß die Finanzierungslücke im Planungszeitraum wird. Müssen Sie zum Beispiel Waren und Personal vorfinanzieren, bevor Kundenzahlungen eintreffen, gehört diese Lücke zum Kapitalbedarf. Mehr Umsatz löst das Problem nicht automatisch: Wachsende Aufträge können zunächst mehr Material, Lagerbestand oder offene Kundenrechnungen erfordern.
Kapitalbedarf, Liquidität und Rentabilität
Der Kapitalbedarfsplan zeigt, welche Mittel Sie für Gründung und Aufbau benötigen. Die Liquiditätsplanung beantwortet, ob das Geld zu jedem Zahlungstermin reicht. Die Rentabilitätsvorschau prüft, ob das Geschäft voraussichtlich genug Ertrag erwirtschaftet, um seine Kosten und später auch den Lebensunterhalt zu tragen.
Die Pläne greifen ineinander, ersetzen einander aber nicht. Ein Unternehmen kann langfristig rentabel sein und trotzdem in den ersten Monaten zahlungsunfähig werden, wenn Kundinnen und Kunden spät zahlen. Umgekehrt sagt ein ausreichend hoher Kontostand nichts darüber aus, ob das Geschäftsmodell auf Dauer Erträge erwirtschaftet.
Achten Sie beim Zusammenführen der Pläne auf Doppelzählungen. Gründungskosten können separat ausgewiesen oder als Auszahlungen im Liquiditätsplan erfasst werden. Entscheidend ist, dass dieselbe Ausgabe nur einmal in den Gesamtbedarf eingeht.
Reserve passend festlegen
Eine Reserve soll Verzögerungen und zusätzliche Ausgaben abfangen. Einen festen Betrag, der zu jeder Gründung passt, gibt es nicht. Der Bedarf hängt unter anderem davon ab, wie lange die Anlaufphase dauert, wann Kundenzahlungen eintreffen und welche privaten Verpflichtungen bestehen.
Als Orientierung nennen verschiedene Stellen unterschiedliche Faustregeln: Das Existenzgründungsportal des Bundes empfiehlt, die betriebliche Anlaufphase mit vier bis sechs Monaten zu planen. Die IHK Rhein-Neckar nennt mindestens drei Monate Betriebskosten und bei fehlender anderweitiger Absicherung bis zu sechs Monate für private Lebenshaltungskosten. Solche Werte sind keine allgemeingültigen Vorgaben. Eine Gründung mit langen Zahlungszielen braucht eine andere Reserve als ein Geschäft, das früh regelmäßig Einnahmen erzielt.
Rechnen Sie deshalb zusätzlich ein vorsichtiges Szenario durch. Setzen Sie dabei zum Beispiel spätere Zahlungseingänge oder einen langsameren Umsatzaufbau an. Begründen Sie die Reserve anhand dieser Annahmen, statt pauschal einen Prozentsatz auf alle Kosten aufzuschlagen.
Finanzierungsbedarf berechnen
Bei einer integrierten Planung ergibt sich der externe Finanzierungsbedarf aus dem höchsten Fehlbetrag, der sich aus den monatlichen Ein- und Auszahlungen aufbaut. Dazu kommt eine zusätzliche Reserve, sofern sie noch nicht im monatlichen Zahlungsplan enthalten ist.
Benötigte Finanzierung = größter kumulierter Zahlungsfehlbetrag + zusätzlich eingeplante Reserve
Ermitteln Sie den Gesamtbedarf, indem Sie Investitionen, einmalige Gründungs- und Startkosten, den höchsten Fehlbetrag im Betrieb, private Ausgaben während der Anlaufphase und eine begründete Reserve berücksichtigen. Ziehen Sie verfügbare Eigenmittel ab, um die noch zu finanzierende Lücke zu bestimmen.
Achten Sie darauf, dass die Beträge klar voneinander getrennt sind. Sind einzelne Ausgaben bereits im Liquiditätsfehlbetrag enthalten, dürfen sie nicht noch einmal addiert werden. Klären Sie außerdem, ob Sie mit Netto- oder Bruttobeträgen rechnen. Das hängt unter anderem davon ab, ob Sie zum Vorsteuerabzug berechtigt sind; die steuerliche Behandlung sollte für den konkreten Fall fachlich geprüft werden.
Finanzierungsbedarf mit Eigenmitteln abgleichen
Vergleichen Sie den errechneten Bedarf mit den verfügbaren Eigenmitteln und klären Sie früh, wie Sie die verbleibende Lücke finanzieren. Je nach Vorhaben kommen dafür Kredite oder Förderangebote infrage. Förderbedingungen und Antragsfristen ändern sich. Prüfen Sie die aktuellen Voraussetzungen direkt bei den zuständigen Stellen, bevor Sie mit einer Förderung planen.
Ein zu niedriger Ansatz kann später eine Finanzierungslücke erzwingen, während ein unnötig hoher Kreditbedarf zusätzliche Zinsen verursacht und sich unter Umständen schwerer finanzieren lässt. Stützen Sie die Beträge deshalb auf Angebote, konkrete Zahlungstermine und nachvollziehbare Annahmen. Bei größeren Investitionen oder unsicherer Nachfrage lohnt sich eine fachliche Prüfung des Finanzplans.
Planung nach dem Start aktualisieren
Nach der Gründung sollten Sie geplante und tatsächliche Ein- und Auszahlungen regelmäßig vergleichen. Weichen Umsätze, Kosten oder Zahlungstermine ab, passen Sie den Liquiditätsplan an. So erkennen Sie früh, ob Sie Ausgaben verschieben, Kundenzahlungen schneller einfordern oder zusätzliche Finanzierung vorbereiten müssen.
Halten Sie auch die Rentabilitätsvorschau aktuell. Wenn der Umsatz steigt, aber zugleich mehr Geld für Warenbestände oder unbezahlte Kundenrechnungen gebunden ist, wächst der Finanzierungsbedarf möglicherweise mit. Ein regelmäßiger Abgleich macht sichtbar, ob das Unternehmen Ertrag erwirtschaftet und zugleich zahlungsfähig bleibt.