Schadsoftware, auch Malware genannt, gefährdet kleine Unternehmen: Sie kann Daten ausspähen, Geräte fernsteuern oder Dateien verschlüsseln. Ein einzelnes Warnzeichen beweist keinen Befall; fehlende Auffälligkeiten schließen ihn nicht aus.
Aktuelle Betriebssysteme und Programme gehören ebenso dazu wie Schutzsoftware und geprüfte Datensicherungen. Außerdem braucht es klare Regeln für den Umgang mit Nachrichten und einen einfachen Meldeweg. So lässt sich ein Verdacht schneller prüfen und möglicher Schaden begrenzen.
Woran Malware auffällt
Unerwartete Pop-ups, veränderte Browsereinstellungen oder ungewöhnliche Fehlermeldungen können Hinweise auf Schadsoftware sein. Bei einem Erpressungsangriff lassen sich Dateien möglicherweise plötzlich nicht mehr öffnen; manchmal erscheint dazu eine Nachricht mit einer Geldforderung. Auch ungewöhnlich langsame Geräte können Anlass für eine Prüfung sein, haben aber ebenso harmlose technische Ursachen.
Beschäftigte sollten solche Veränderungen zeitnah melden, statt selbst eine Diagnose zu stellen. Schutzprogramme können bei der Prüfung helfen, erkennen aber nicht jede Schadsoftware. Ein unauffälliger Scan ist deshalb keine sichere Bestätigung, dass ein Gerät sauber ist.
Wie Schadsoftware hineinkommt
E-Mail-Anhänge und Links gehören zu den typischen Einfallstoren. Eine bekannte Absenderadresse beweist nicht, dass eine Nachricht echt ist: Angreifer können Absender fälschen. Unerwartete Rechnungen, Mahnungen oder Aufforderungen zum Download sollten Beschäftigte über einen unabhängigen Weg prüfen, etwa mit einem Anruf unter einer bereits bekannten Nummer.
Schadprogramme verbreiten sich außerdem über manipulierte Webseiten, Downloads und mobile Datenträger wie USB-Sticks. Bei Office-Dokumenten sollten Beschäftigte Makros oder andere automatisch ausgeführte Inhalte nicht aktivieren, wenn Herkunft und Anlass unklar sind. Beschäftigte sollten Programme direkt von der offiziellen Webseite des Anbieters herunterladen und keine Links aus unerwarteten Nachrichten verwenden.
Auch ein angebliches Supportangebot kann zum Einfallstor werden. Die Polizei hat eine Betrugsmasche beschrieben, bei der Angreifer zunächst Unternehmenspostfächer mit Spam überfluten und sich anschließend als IT-Hilfe ausgeben. Beschäftigte sollten unbekannten Personen keinen Fernzugriff auf Firmenrechner erlauben. Bei einem unerwarteten Supportanruf gilt: auflegen und über den intern bekannten Kontaktweg nachfragen.
Geräte, Backups und Fernzugriffe schützen
Betriebssysteme sollten regelmäßig aktualisiert werden. Dasselbe gilt für Programme und Schutzsoftware. Sicherheitsupdates schließen bekannte Schwachstellen, über die Angreifer Geräte angreifen können. Für kleine Betriebe ist es hilfreich, eine zuständige Person oder einen IT-Dienstleister festzulegen, der Updates auf den genutzten Geräten im Blick behält. Eine aktuelle Schutzlösung sollte auf allen Firmenrechnern und weiteren betrieblich genutzten Geräten laufen.
Datensicherungen schützen vor Datenverlust, wenn Malware Dateien verschlüsselt oder beschädigt. Ein Backup muss vor dem normalen Arbeitszugriff geschützt sein. Eine Spiegelung auf einem zweiten Laufwerk reicht allein nicht aus, weil unerwünschte Änderungen auch auf dieses Laufwerk übertragen werden. Unternehmen sollten regelmäßig prüfen, ob sich Daten aus der Sicherung tatsächlich wiederherstellen lassen.
Fernzugriffe brauchen klare Regeln. Unternehmen sollten festlegen, wer Fernwartung leisten darf und wie Beschäftigte echte Supportanfragen erkennen. Welche technischen Zugänge gesperrt oder freigegeben werden, hängt davon ab, welche Dienste der Betrieb benötigt. Eine pauschale Sperre kann den Arbeitsablauf unterbrechen; offene, nicht benötigte Zugänge erhöhen dagegen das Risiko.
Verdächtiges im Arbeitsalltag melden
Beschäftigte brauchen eine einfache Regel: Bei einer unerwarteten Datei, einem dringenden Zahlungswunsch oder einer Aufforderung zur Herausgabe von Zugangsdaten erst innehalten und nachprüfen. Passwörter gehören nicht in Antworten auf E-Mails oder an Personen, die sich ungefragt telefonisch melden. Wer auf einen verdächtigen Link geklickt oder eine Datei geöffnet hat, sollte das sofort melden. Eine schnelle Meldung hilft der IT, weitere Geräte und Konten zu überprüfen.
Alle Beschäftigten müssen wissen, an wen sie sich wenden sollen. Dazu gehört auch ein Ersatzweg, falls das E-Mail-Postfach selbst betroffen ist, zum Beispiel eine Telefonnummer oder ein persönlicher Kontakt. Kurze regelmäßige Hinweise zu gefälschten Nachrichten und Supportbetrug halten die Regeln präsent. Die Geschäftsführung sollte außerdem festlegen, wer bei einem Vorfall Entscheidungen trifft und den IT-Dienstleister kontaktiert.
Bei Malware-Verdacht richtig reagieren
Bei einem ernsthaften Verdacht zählt eine schnelle, abgestimmte Reaktion. Beschäftigte sollten die zuständige Person oder den IT-Dienstleister informieren und keine eigenen Bereinigungsversuche starten. Ein betroffener Rechner wird bei möglichem Schadsoftwarebefall vom Netzwerk und Internet getrennt, damit sich ein Angriff nicht leichter auf weitere Geräte ausbreitet. Bei einem schweren Vorfall sollte fachkundige Hilfe die nächsten Schritte steuern.
- Verdacht melden: Zeitpunkt und Gerät nennen sowie die beobachtete Auffälligkeit beschreiben. Auch einen versehentlichen Klick oder eine geöffnete Datei melden.
- Netzverbindung trennen lassen: Bei ernstem Verdacht das betroffene Gerät vom Netzwerk isolieren. Ob es eingeschaltet bleiben soll, hängt von der Lage ab und sollte mit Fachleuten abgestimmt werden.
- Weitere Zugänge prüfen: Die IT sollte untersuchen, ob weitere Geräte oder Konten betroffen sind und wie der Angriff begonnen hat.
- Erst nach Prüfung wiederherstellen: Daten aus einer Sicherung sollten erst zurückgespielt werden, wenn die Ursache eingegrenzt und der Wiederherstellungsweg abgestimmt ist.
Das vorschnelle Löschen von Dateien oder Zurücksetzen eines Geräts kann wichtige Hinweise für die Untersuchung beseitigen. Auch ein einzelner bereinigter Rechner beweist nicht, dass der Angriff beendet ist. Bei einem größeren Vorfall sollten Unternehmen die Wiederherstellung und mögliche Beweissicherung daher mit Fachleuten abstimmen.