Wer Belege erfasst, Rechnungen schreibt und die Buchhaltung vorbereitet, braucht andere Funktionen als ein Betrieb, der bilanziert und viele Buchungen hat. Bei der Einnahmenüberschussrechnung (EÜR) werden Einnahmen und Ausgaben gegenübergestellt. Bei der doppelten Buchführung werden Geschäftsvorfälle auf mehreren Konten erfasst. Sie ist die Grundlage für Bilanz und Gewinn-und-Verlust-Rechnung.
Im Vergleich von Für-Gründer aus dem Jahr 2026 bewertet Für-Gründer sevdesk, Lexware Office und WISO MeinBüro besonders gut. BuchhaltungsButler hebt sich im Test bei Automatisierung und Bilanzfunktionen hervor. Welche Software passt, richtet sich nach den Aufgaben im Betrieb und den Funktionen des gewählten Tarifs.
Erst die Buchführungsart klären
Für viele Selbstständige und kleinere Betriebe reicht eine EÜR. Wer bilanzieren muss, braucht dagegen eine Software, die doppelte Buchführung, Bilanz und Gewinn-und-Verlust-Rechnung unterstützt. Ob eine gesetzliche Pflicht zur Bilanzierung besteht, hängt von der konkreten Situation ab. Lassen Sie im Zweifel Ihre Steuerberatung bestätigen, welche Buchführungsart für Sie gilt, bevor Sie einen Vertrag abschließen.
Prüfen Sie dann, welche Aufgaben die Software übernehmen soll: Soll sie nur Belege und Buchungen verwalten oder auch Angebote, Rechnungen, Zahlungserinnerungen und Projekte? Wer wenige Rechnungen im Monat schreibt, braucht möglicherweise kein umfangreiches Auftragswesen. Wer viele Belege hat, sollte prüfen, wie gut die Software Bankumsätze zuordnet und wiederkehrende Buchungen automatisch erfasst.
Sechs Buchführungsprogramme im Vergleich
Für-Gründer verglich 2026 ausgewählte Tarife und bewertete sie insgesamt. Die Tabelle fasst die Ergebnisse des Tests zusammen. Die Noten gelten nur für diesen Vergleich und sind keine allgemeine Rangliste.
| Lösung und geprüfter Tarif | Note im Test | Im Test hervorgehobene Stärke | Worauf es beim eigenen Bedarf ankommt |
|---|---|---|---|
| sevdesk, Buchhaltung | 1,1 | Rechnungen und Bedienbarkeit | Interessant, wenn Rechnungsstellung und Buchhaltung zusammenlaufen sollen. |
| Lexware Office, XL | 1,2 | Beleg- und Geschäftskontobuchung | DATEV-Übergabe und die Funktionen des konkreten Tarifs prüfen. |
| WISO MeinBüro, S | 1,4 | Büroabläufe und Dokumentenverwaltung | Kann passen, wenn Rechnungen und weitere Büroaufgaben gemeinsam verwaltet werden sollen. |
| Papierkram, M | 1,8 | Projektgeschäft für Freiberufler und Dienstleister | Vor allem die benötigten Buchungs- und Rechnungsfunktionen im Tarif testen. |
| orgaMAX, M | 2,0 | Bedienung, Vorlagen und Support | Bei vielen Belegen prüfen, ob die angebotene Automatisierung ausreicht. |
| BuchhaltungsButler, Smart | 2,2 | Belegerfassung, Automatisierung und Bilanzfunktionen | Gut zu prüfen, wenn Buchungen und Bilanzierung zählen; das Rechnungsmodul schnitt im Test schwächer ab. |
Im Vergleich kosteten die geprüften Tarife monatlich 25,90 Euro für sevdesk, 32,90 Euro für Lexware Office, 19 Euro für WISO MeinBüro, 19,90 Euro für Papierkram, 29 Euro für orgaMAX und 34,90 Euro für BuchhaltungsButler. Das sind die Preise der geprüften Pakete zum Zeitpunkt des Vergleichs. Sie sind keine verlässlichen aktuellen Einstiegspreise. Preise, Laufzeiten und Tarifgrenzen sollten vor dem Kauf direkt beim Anbieter kontrolliert werden.
Die Einzelergebnisse zeigen besser als die Gesamtnote, welche Funktionen die Programme auszeichnen. Lexware Office fiel im Test bei Belegen und Kontobuchungen auf, während BuchhaltungsButler bei Bilanzfunktionen und Automatisierung punktete. Für jemanden, der vor allem Rechnungen schreibt, zählen andere Funktionen als für einen Betrieb mit vielen Buchungen.
Welche Lösung passt zu welchem Betrieb?
Einsteiger sollten typische Aufgaben ausprobieren: einen Beleg erfassen, eine Bankzahlung zuordnen, eine Rechnung schreiben und anschließend prüfen, wie die Buchung in der Übersicht erscheint. sevdesk nennt mobile Belegerfassung und Buchungsvorschläge als Funktionen. WISO MeinBüro führt unter anderem EÜR, Belegimport und DATEV-Anbindung auf. Diese Angaben zeigen, welche Funktionen die Anbieter aufführen. Sie sagen nicht, in welchen Tarifen die Funktionen enthalten sind oder wie einfach sich eine konkrete Aufgabe erledigen lässt.
Freiberufler mit Projektarbeit sollten prüfen, ob sie Projekte mit Rechnungen und Buchungen verknüpfen können. Papierkram wurde im Für-Gründer-Vergleich besonders für Freiberufler und Dienstleister mit Projektgeschäft eingeordnet. Prüfen Sie trotzdem den Tarif: Wenn Sie bestimmte Auswertungen oder einen DATEV-Export brauchen, testen Sie genau diese Funktionen vor der Entscheidung.
Betriebe, die bilanzieren, und erfahrene Buchhalter sollten prüfen, ob die Software doppelte Buchführung, Bilanz und Gewinn-und-Verlust-Rechnung, Kontenrahmen, Auswertungen und Nutzerrechte bietet. Prüfen Sie auch, wie die Software große Belegmengen verarbeitet und welche Daten sie an die Steuerkanzlei übergibt. BuchhaltungsButler wurde im Test für Automatisierung und Bilanzfunktionen hervorgehoben. Sage Active richtete sich laut demselben Vergleich eher an wachsende, bilanzierende Unternehmen und Anwender mit Buchhaltungskenntnissen, erhielt aber eine schwächere Gesamtnote. Eine größere Funktionsauswahl macht die Software nicht automatisch einfacher zu bedienen oder passender für den eigenen Betrieb.
Der Bizscout-Beitrag von 2016 verglich unter anderem Lexware Buchhalter 2016, WISO Buchhaltung 365 und SAGE GS-Buchhalter. Daraus lässt sich weder der heutige Produktstatus noch eine direkte Fortführung unter aktuellen Namen ableiten. Wer einer älteren Empfehlung folgt, sollte das aktuelle Produkt und seinen Leistungsumfang prüfen.
DATEV und Steuerkanzlei prüfen
Klären Sie vor dem Kauf mit Ihrer Steuerkanzlei, wie die Zusammenarbeit ablaufen soll. DATEV ist eine verbreitete Software- und Datenaustauschplattform für Steuerkanzleien. Ein DATEV-Export oder eine direkte Anbindung erleichtert die Datenübergabe, wenn Ihre Kanzlei diese Möglichkeit nutzt. Fragen Sie konkret, welche Daten und Belege sie benötigt und in welchem Format sie diese verarbeitet.
Der Hinweis des Anbieters auf DATEV genügt nicht. Prüfen Sie, ob der passende Tarif den benötigten Export oder die Anbindung bietet und ob Ihre Kanzlei die übergebenen Daten verwenden kann. Testen Sie nach Möglichkeit eine Beispielübergabe. Klären Sie außerdem, wie sich Buchungen, Belege und Stammdaten exportieren lassen, falls Sie später die Software wechseln.
E-Rechnungen richtig einordnen
Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen grundsätzlich E-Rechnungen empfangen können. Das gilt auch für Kleinunternehmer. Laut Bundesfinanzministerium reicht für den Empfang ein E-Mail-Postfach. Eine Buchhaltungssoftware ist dafür also nicht automatisch vorgeschrieben, kann aber helfen, strukturierte Rechnungsdaten in den Buchhaltungsablauf zu übernehmen.
Eine E-Rechnung enthält Daten in einem festgelegten elektronischen Format. Buchhaltungssoftware kann diese Daten automatisch verarbeiten. Ein einfaches PDF gilt nicht als E-Rechnung im Sinne dieser Definition. Für das Ausstellen gelten Übergangsfristen: Bis zum 31. Dezember 2026 können Rechnungsaussteller grundsätzlich weiterhin andere Rechnungen verwenden.
Prüfen Sie für jede Aufgabe einzeln, ob der Tarif E-Rechnungen empfangen, anzeigen, verarbeiten und erstellen kann. Lexware Office nennt die Formate ZUGFeRD und XRechnung; die Erstellung steht laut Anbieter ab Version M zur Verfügung. WISO MeinBüro führt diese Formate ebenfalls auf. Vergleichen Sie diese Angaben vor dem Kauf mit der aktuellen Tarifbeschreibung. Umsatzsteuerlich sind Rechnungen grundsätzlich acht Jahre aufzubewahren. Bei einer E-Rechnung muss mindestens der strukturierte Teil im ursprünglichen, unveränderten Format erhalten bleiben.
So testen Sie vor dem Kauf
Mit einem Testkonto können Sie typische Belege aus Ihrem Betrieb ausprobieren. Prüfen Sie, wie viele Schritte es braucht, um einen Lieferantenbeleg zu erfassen, eine Zahlung zuzuordnen und eine Ausgangsrechnung zu buchen. Prüfen Sie auch, ob die Software unklare Buchungen verständlich erklärt oder ob Sie dafür Fachwissen brauchen.
Prüfen Sie anschließend, was der Tarif abdeckt: EÜR oder Bilanzierung, E-Rechnungen, DATEV-Übergabe, Belegmenge und zusätzliche Nutzer. Ein günstiger Tarif hilft wenig, wenn eine benötigte Funktion erst in einem höheren Paket enthalten ist. Klären Sie vor Vertragsabschluss auch, wie Sie Ihre Daten archivieren und exportieren können.