Wer ein Unternehmen gründet, muss wissen, wie viel Geld nötig ist, bis regelmäßig Geld von Kunden eingeht. Der Kapitalbedarfsplan hält dafür Anschaffungen, Gründungskosten und laufende Ausgaben fest.
Plane neben den Anschaffungskosten vor dem Start auch Geld für Warenbestand, Gehälter, Miete und private Lebenshaltungskosten ein. Berücksichtige außerdem verspätete Kundenzahlungen. Wann eine Rechnung fällig ist, macht einen Unterschied: Eine hohe Rechnung belastet deine Liquidität stärker, wenn du sie gleich zu Beginn bezahlen musst.
Die Kosten vollständig erfassen
Eine praktische Gliederung für den Kapitalbedarf lautet:
Kapitalbedarf = Investitionen + erster Waren- und Materialbestand + Gründungs- und Startkosten + Betriebsmittelbedarf + Reserve + gegebenenfalls private Lebenshaltungskosten
Je nach Vorlage ordnest du die Kosten unterschiedlich zu. Manche Pläne führen einzelne Gründungskosten separat auf. Andere erfassen sie als Auszahlungen im Liquiditätsplan. Achte darauf, dass jede Ausgabe genau einmal vorkommt.
| Kostenblock | Beispiele | Worauf es ankommt |
|---|---|---|
| Investitionen | Maschinen, Werkzeuge, Fahrzeuge, Einrichtung, Software | Anschaffungskosten und Zahlungszeitpunkt |
| Waren und Material | Erstes Lager, Rohstoffe, Verpackungsmaterial | Verbrauch, Lagerdauer und Lieferbedingungen |
| Gründung und Start | Notar, Anmeldungen, Genehmigungen, Beratung, Mietkaution, Eröffnungswerbung | Einmalige Kosten nicht doppelt einrechnen |
| Laufender Betrieb | Miete, Energie, Versicherungen, Buchführung, Marketing, Kommunikation | Monatliche Auszahlungen ab dem Start |
| Personal und Lebenshaltung | Gehälter, Arbeitgebernebenkosten, Unternehmerlohn oder Geschäftsführergehalt | Beginn der Zahlungen und private Absicherung |
| Reserve | Mittel für Anlaufzeit und unerwartete Ausgaben | Anlaufdauer und Zahlungsrisiken berücksichtigen |
Der Kapitalbedarfsplan zeigt, wie viel Geld du für die Gründung und den Start brauchst. Im Liquiditätsplan ordnest du Ein- und Auszahlungen nach Monaten. So siehst du, wann Geld knapp wird. Die Rentabilitätsvorschau zeigt, ob dein Geschäft voraussichtlich Erträge erwirtschaftet. Jede Planung beantwortet eine andere Frage, und zusammen geben sie ein vollständigeres Bild.
Investitionen realistisch kalkulieren
Plane alle Anschaffungen ein, die du länger im Unternehmen nutzen willst. Dazu gehören je nach Geschäft Maschinen, Werkzeuge, Fahrzeuge, Büro- oder Ladeneinrichtung, Software und gegebenenfalls Umbauten. Rechne zum Kaufpreis auch die Kosten für Lieferung, Montage und Installation.
Hole für größere Anschaffungen Angebote oder Kostenvoranschläge ein. Notiere auch, wann du zahlen musst. Lässt sich eine Anschaffung verschieben, verringert das den Finanzierungsbedarf zu Beginn. Vergleiche bei Kauf, Miete und Leasing die konkreten Kosten über die jeweilige Laufzeit, einschließlich des anfänglichen Betrags.
Bei der Planung solltest du außerdem prüfen, ob du Anschaffungskosten netto oder brutto ansetzt. Das hängt unter anderem davon ab, ob du zum Vorsteuerabzug berechtigt bist. Kläre die steuerliche Behandlung für deine konkrete Situation, statt dafür eine pauschale Annahme zu verwenden.
Warenbestand und Material einplanen
Für das erste Waren- und Materiallager musst du Geld ausgeben, bevor du damit Umsatz erzielst. Berechne die benötigte Menge anhand des erwarteten Verbrauchs. Beziehe auch die Produktions- oder Lieferdauer sowie die Lagerzeit ein. Beachte auch die Zahlungsbedingungen: Wenn du Lieferanten bezahlen musst, bevor Kunden ihre Rechnungen begleichen, fehlt dir vorübergehend Geld.
Führe den Anfangsbestand getrennt von den laufenden Betriebskosten auf. So bleibt er sichtbar und lässt sich leichter anpassen, wenn du zunächst mit kleineren Mengen startest oder häufiger nachbestellen kannst.
Personal und Lebensunterhalt berücksichtigen
Personalkosten beginnen mit dem vereinbarten Startdatum der Beschäftigten. Berücksichtige neben den Gehältern auch die Arbeitgebernebenkosten. Falls du externe Dienstleistungen einkaufst, etwa Buchführung oder Beratung, gehören deren Kosten ebenfalls in die Planung.
Berechne auch, wie viel Geld du für deinen eigenen Lebensunterhalt brauchst. Bei Einzelunternehmen und Personengesellschaften zeigen deine monatlichen privaten Ausgaben, wie hoch dein Unternehmerlohn beziehungsweise deine Privatentnahmen sein müssen. Bei einer Kapitalgesellschaft kann ein Geschäftsführergehalt zu den Personalkosten gehören. Wie du rechnest, hängt von der Rechtsform und deinem Beschäftigungsmodell ab.
Laufende Kosten und Zahlungslücken
Plane die monatlichen Auszahlungen vom ersten Betriebstag an. Dazu gehören zum Beispiel Miete und Nebenkosten sowie Energie und Versicherungen. Plane auch Ausgaben für Telefon und Internet ein. Hinzu kommen Verwaltung, Vertrieb und Marketing. Berücksichtige auch Kreditzinsen und Tilgungsraten, soweit sie anfallen.
Der Betriebsmittelbedarf zeigt, wie viel Geld du vorübergehend brauchst, wenn Auszahlungen fällig sind, bevor Kundenzahlungen eingehen. Er entspricht der größten solchen Lücke im Planungszeitraum. Erstelle dafür einen Liquiditätsplan für die ersten Monate. Bei langen Zahlungszielen oder Aufträgen, die du vorfinanzieren musst, liegt der Bedarf oft deutlich über der Summe deiner Anschaffungen.
Gründungskosten einmalig erfassen
Zu den formalen Gründungskosten zählen je nach Vorhaben etwa Beratung und Notar sowie Anmeldungen und Genehmigungen. Auch ein Handelsregistereintrag kann hinzukommen. Für den Start können außerdem eine Mietkaution, Kosten für die Markterschließung oder Werbung zur Eröffnung anfallen.
Diese Ausgaben tauchen in verschiedenen Planungen teils in unterschiedlichen Blöcken auf. Entscheide dich für eine klare Zuordnung. Wenn du die Mietkaution beispielsweise als einmalige Startausgabe aufführst, darf sie nicht nochmals in der monatlichen Liquiditätslücke enthalten sein.
Reserve an der Anlaufzeit ausrichten
Eine Reserve fängt Ausgaben auf, die vor den ersten regelmäßigen Einnahmen anfallen, und hilft bei Verzögerungen oder unerwarteten Kosten. Als grobe Orientierung nennen Gründungsstellen häufig drei bis sechs Monate für Betriebsmittel oder die Vorfinanzierung der Anlaufphase. Wie hoch die Reserve ausfallen sollte, hängt von Branche, tatsächlicher Anlaufdauer, Zahlungszielen und deiner privaten Absicherung ab.
Prüfe die Planung zusätzlich mit einem vorsichtigen Szenario. Was passiert, wenn Kundenzahlungen später eingehen, der Umsatz langsamer steigt oder Finanzierungskosten höher ausfallen? Eine Reserve sollte sich aus solchen konkreten Belastungen ergeben. Ein pauschaler Prozentsatz passt nicht zu jeder Gründung.
Kapitalbedarfsplan prüfen
Trage alle Kosten in deinen Kapitalbedarfsplan ein. Notiere für jede Ausgabe den Betrag und den Zahlungstermin. Prüfe, ob du alle Ausgaben berücksichtigt hast und keine doppelt erfasst ist.
- Starttermin, Geschäftsmodell und erwartete Dauer bis zu regelmäßigen Einnahmen festhalten.
- Für größere Anschaffungen Angebote einholen und den Zahlungstermin notieren.
- Maschinen, Ausstattung, Fahrzeuge, Software sowie Liefer- und Installationskosten erfassen.
- Ersten Waren- und Materialbestand anhand von Verbrauch und Lagerdauer kalkulieren.
- Beratung, Notar, Anmeldungen, Genehmigungen, Kaution und Startwerbung prüfen.
- Beschäftigte mit Startdatum, Gehalt und Arbeitgebernebenkosten einplanen.
- Miete, Energie, Versicherungen, Verwaltung, Kommunikation und Vertrieb monatlich erfassen.
- Kreditzinsen, Tilgung und Kosten für vorfinanzierte Aufträge berücksichtigen.
- Private Lebenshaltungskosten und mögliche Privatentnahmen separat kalkulieren.
- Reserve an der Anlaufzeit und den Zahlungszielen ausrichten.
- Ein vorsichtiges Szenario mit späteren Zahlungseingängen und geringeren Umsätzen prüfen.
- Doppelte Erfassung vermeiden und den Finanzierungsbedarf den verfügbaren Eigen- und Fremdmitteln gegenüberstellen.