SEPA-Umstellung im Betrieb: Fristen und Mandate organisieren

Für Unternehmen gibt es keine allgemeine neue SEPA-Umstellungsfrist, zu der alle Zahlungen erneut umgestellt werden müssen. SEPA ist der einheitliche Euro-Zahlungsverkehrsraum. Für den Zahlungsverkehr brauchen Sie verlässliche Kontodaten, gültige Lastschriftmandate mit Nachweis und Abläufe, die Sie mit der Bank abgestimmt haben.

Ein Lastschriftmandat stimmt dem Einzug zu und beauftragt die Bank des Zahlers, die Lastschrift einzulösen. Damit Einzüge korrekt laufen, müssen Sie Mandate, Vorabinformationen, Zahlungsdateien und Rückläufer gemeinsam im Blick behalten.

Keine neue Umstellungsfrist

Die historischen Stichtage für die SEPA-Migration liegen zurück. Die meisten Betriebe müssen daher ihre bestehenden Zahlungsabläufe pflegen oder auf konkrete Änderungen reagieren, etwa beim Bankkonto, bei der Abrechnung oder beim Zahlungsdienstleister.

Prüfen Sie zuerst, was sich tatsächlich ändert. Eine neue Software oder ein neues Dateiformat verlangt nicht automatisch neue Mandate. Ob ein bestehendes Mandat weiter gilt, hängt unter anderem davon ab, wer Zahlungsempfänger ist und was die Inkassovereinbarung mit der Bank festlegt. Bei einem Wechsel des Zahlungsempfängers oder unklaren Altmandaten sollte die Bank den Einzelfall prüfen.

Kontodaten verlässlich pflegen

Erfassen Sie IBANs einheitlich in den Daten zu Kunden, Lieferanten und Ihrem Unternehmen. Die deutsche IBAN hat 22 Stellen. Ihre Prüfziffer erkennt bestimmte Eingabefehler, bestätigt aber weder den Kontoinhaber noch die Richtigkeit des gesamten Datensatzes. Alte Bankleitzahl- und Kontonummern sollten deshalb nicht ungeprüft mit einer pauschalen Umrechnungsroutine in IBANs übertragen werden.

Wenn sich eine Kontoverbindung ändert, muss die Buchhaltung die Änderung auch im Abrechnungssystem, in der Zahlungsdatei und im Mandatsregister nachverfolgen können. Legen Sie fest, wer Änderungen entgegennimmt und prüft. Bestimmen Sie außerdem, wer die Daten in den betroffenen Dateien und Registern aktualisiert. So verhindern Sie, dass eine Rechnung eine neue IBAN nennt, während der nächste Einzug noch die alte Kontoverbindung verwendet.

Prüfen Sie außerdem Formulare und Software auf Länderbeschränkungen. Ein SEPA-Konto aus einem anderen EU-Mitgliedstaat, das für Zahlungen erreichbar ist, darf nicht allein wegen des Landes abgelehnt werden. Das betrifft zum Beispiel Länderfilter in Onlineformularen und Prüfregeln für Bankverbindungen.

Mandate nachweisbar verwalten

Jeder Einzug muss dem passenden Mandat und dem richtigen Lastschriftverfahren zugeordnet sein. Unternehmen benötigen eine Gläubiger-Identifikationsnummer, die den Einreicher kennzeichnet. Zusammen mit der individuell vergebenen Mandatsreferenz identifiziert sie das Mandat. Für einen Einzug benötigt Ihr Unternehmen neben der Gläubiger-ID auch die Zustimmung der Bank zum Lastschriftverfahren.

Das Mandatsregister sollte für jeden Einzug mindestens die Referenz, die Gläubiger-ID, die verwendete IBAN, das Verfahren, den Status und das Datum enthalten, an dem das Mandat erteilt oder geändert wurde. Bewahren Sie außerdem den Mandatsnachweis sowie Änderungen und die letzte Einreichung nachvollziehbar auf. Sorgen Sie dafür, dass Mandatsreferenzen eindeutig sind und nicht versehentlich doppelt vergeben werden.

Ein Kontowechsel bedeutet nicht in jedem Fall, dass ein neues Mandat nötig ist. Ob ein Mandat bei anderen Änderungen weiter gilt, hängt vom Einzelfall ab. Prüfen Sie den konkreten Fall anhand der Inkassovereinbarung und beziehen Sie die Bank ein, wenn Zahlungsempfänger, Zahler oder rechtliche Identität wechseln. Verwenden Sie alte Einzugsermächtigungen nicht allein deshalb weiter, weil sie früher für Einzüge genutzt wurden.

Die Bundesbank nennt für Unterlagen zur Inkassovereinbarung eine Aufbewahrungsfrist von mindestens 14 Monaten nach Erlöschen des Mandats. Maßgeblich ist dabei die letzte eingezogene Lastschrift. Diese Angabe ersetzt nicht die Prüfung weiterer handels-, steuer- oder datenschutzrechtlicher Pflichten. Stimmen Sie deshalb Aufbewahrung und Löschung mit den geltenden Vorgaben und Ihrer Bankvereinbarung ab.

Vorabinformation und Bankfristen

Vor einem Einzug muss der Zahler eine Vorabinformation mit dem Fälligkeitstermin und dem genauen Betrag erhalten. Als Standard gelten 14 Kalendertage vor der Fälligkeit. Zahler und Zahlungsempfänger können eine andere Frist vereinbaren. Halten Sie eine solche Vereinbarung fest und richten Sie den Versand entsprechend ein. Eine Rechnung, ein Einzugskalender oder eine vereinbarte elektronische Nachricht kann als Vorabinformation dienen.

Die Versandfrist für die Vorabinformation und die technische Einreichungsfrist bei der Bank sind zwei verschiedene Fristen. Die technische Einreichungsfrist richtet sich nach dem Lastschriftverfahren und der Bankvereinbarung. Auch die verwendete Zahlungssoftware ist dafür ausschlaggebend. Klären Sie mit dem Zahlungsdienstleister, wann die Zahlungsdatei eingehen muss, und planen Sie den internen Lauf so, dass Vorabinformation, Freigabe und Einreichung zusammenpassen.

Auch die Rückgaberegeln unterscheiden sich. Bei einer autorisierten Basislastschrift kann der Zahler innerhalb von acht Wochen nach der Belastung ohne Angabe von Gründen eine Rückgabe veranlassen. Bei einer nicht autorisierten Lastschrift, etwa wenn kein Mandat vorliegt, beträgt die Frist 13 Monate. Die Firmenlastschrift ist für Zahlungen zwischen Unternehmen gedacht. Bei einer autorisierten Firmenlastschrift gibt es keine reguläre Rückgabe wie bei der Basislastschrift; ein Einzug ohne Mandat bleibt davon zu unterscheiden. Bei diesem Verfahren prüft die Bank des Zahlers, die sogenannte Zahlstelle, die Mandatsdaten vor der Belastung. Der Zahler muss die Daten seiner Bank vor dem ersten Einzug übermitteln. Stimmen Sie diese Schritte mit der Bank des Zahlers ab.

Kunden informieren und Zuständigkeiten klären

Informieren Sie Kunden, wenn sich Kontodaten, Einzugstermine oder andere relevante Angaben tatsächlich ändern. Nennen Sie verständlich, was sich ändert, ab wann es gilt und ob der Kunde etwas tun muss. Bei Lastschriften helfen die Mandatsreferenz und die Gläubiger-ID dabei, den Einzug zuzuordnen. Bieten Sie einen klaren Rückmeldeweg für fehlerhafte Kontodaten oder Fragen an.

Legen Sie intern fest, wer sich um Stammdaten, Mandate, Zahlungsfreigaben, Rückläufer und Kundenanfragen kümmert. Die Buchhaltung sollte erkennen können, ob ein Rückläufer auf eine ungültige IBAN, fehlende Deckung, einen Widerruf oder einen Streit über das Mandat zurückgeht. Der Kundenservice braucht dieselben Informationen, damit er Auskunft zu Betrag, Fälligkeit und Mandat geben kann.

Testen Sie Änderungen an Zahlungssoftware oder Bankverbindungen, bevor Sie den regulären Einzug umstellen. Prüfen Sie dabei die Zahlungsdatei und die IBAN-Felder. Kontrollieren Sie außerdem Gläubiger-ID und Mandatsreferenzen sowie den Abgleich mit den Kontoauszügen. Nach einer Rückbelastung sollten Sie den unveränderten Einzug nicht einfach erneut einreichen. Für einen erneuten Einzug ist ein neuer Fälligkeitstermin anzusetzen und die Vorabinformation entsprechend zu berücksichtigen.

Checkliste für SEPA-Lastschriften

Gehen Sie diese Punkte regelmäßig mit den zuständigen Personen durch. So prüfen Sie Datenpflege, Mandatsverwaltung und Einreichung zusammen.

• IBANs in Kunden-, Lieferanten- und Unternehmensstammdaten erfassen und auf Eingabefehler prüfen.
• Unklare Altverbindungen und automatisch umgerechnete IBANs zur Klärung markieren.
• Änderungen in Buchhaltung, Abrechnung, Zahlungsdatei und Mandatsregister synchronisieren.
• Formulare und Software auf unnötige Beschränkungen für erreichbare SEPA-Konten aus anderen EU-Mitgliedstaaten prüfen.
• Für jeden Einzug das passende Verfahren festlegen: Basislastschrift oder Firmenlastschrift.
• Gläubiger-ID und eindeutige Mandatsreferenz korrekt zuordnen; die Zustimmung der eigenen Bank zum Lastschriftverfahren prüfen.
• Mandat, Änderungen, Status und letzte Einreichung nachvollziehbar dokumentieren.
• Bei Kontowechseln, Änderungen des Zahlungsempfängers und unklaren Altmandaten die Inkassovereinbarung und den Einzelfall prüfen.
• Vorabinformationen mit genauem Betrag und Fälligkeitstermin versenden. Planen Sie 14 Kalendertage als Standard ein oder dokumentieren Sie eine abweichende Vereinbarung.
• Technische Einreichungsfristen mit der Bank abstimmen und Zahlungsdateien vor einer Umstellung testen.
• Bei Firmenlastschriften sicherstellen, dass der Zahler die Mandatsdaten vor dem ersten Einzug an seine Bank übermittelt hat und die Bank sie geprüft hat.
• Rückläufer nach Ursache erfassen und für erneute Einzüge einen neuen Fälligkeitstermin festlegen.
• Aufbewahrung, Zugriff und Löschung der Mandatsunterlagen anhand der Bankvereinbarung und weiterer Pflichten regeln.