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Was Sie zur Belegausgabepflicht wissen müssen

Was Sie zur Belegausgabepflicht wissen müssen
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Seit dem 1. Januar 2020 gilt das „Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen“ – kurz: Kassengesetz. Seither müssen bei allen Vorgängen an elektronischen Kassen Belege ausgegeben und den Kunden zur Verfügung gestellt werden. Die bereits 2016 beschlossene Regelung hat bei ihrer Einführung für viel Unmut im stationären Einzelhandel gesorgt.

Zusätzliche Kosten für Gewerbetreibende, unnötiger Bürokratie-Mehraufwand und überflüssige Erzeugung von Papiermüll – so lauteten die häufigsten Kritikpunkte. Nach bald zwei Jahren hat sich die Aufregung deutlich gelegt. Man hat sich mit der Belegausgabepflicht arrangiert. Ob der Zweck erreicht wurde, mehr Transparenz bei Kassenvorgängen zu schaffen und Steuerhinterziehung vorzubeugen, bleibt offen. Das Bundesfinanzministerium kann dazu keine konkreten Zahlen liefern, zieht aber eine positive Bilanz.

Für alle elektronischen Kassen Pflicht

Wie ready2order.com informiert, besteht die Belegausgabe- oder Bonpflicht für alle elektronischen Kassen, das heißt für elektronische Kassensysteme und Registrierkassen, aber auch für Kassenmodule bei größeren Softwarepaketen. Die Kassen müssen mit einer manipulationssicheren Technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) ausgerüstet sein. Entsprechende Aufrüstungen waren bis zum 31.3.2021 vorzunehmen. Bei älteren, nicht mehr aufrüstbaren Registrierkassen besteht eine Übergangsfrist bis zum 31.12.2022, in der sie noch weiter verwendet werden dürfen. Spätestens bei Fristablauf müssen sie durch TSE-Kassen ersetzt werden.

Die Belegausgabe hat unmittelbar an den zugehörigen Verkaufsvorgang zu erfolgen. Der Beleg kann in Papierform und – mit Zustimmung des Kunden – auch digital ausgegeben werden, zum Beispiel als pdf-Datei. Die papierhafte Ausgabe stellt die Regel dar. Der Kunde kann den Beleg annehmen, ist aber nicht dazu verpflichtet. Wird die Annahme abgelehnt, muss der Beleg sofort vernichtet werden. Das führt dann zu der kritisierten Müllproduktion. Betroffen sind vor allem Geschäfte mit vielen Kleinkäufen wie Bäckereien, Kioske, Schreibwarenhändler usw.. Hier werden zum Teil über 90 Prozent der Belege nicht angenommen.

Welche Angaben muss der Beleg enthalten?

Auch was auf dem Beleg draufstehen muss, ist vorgegeben. Pflichtangaben sind:

  • Name und Adresse des Kassenbetreibers
  • Umsatzdatum
  • Menge und Art der getätigten Transaktionen
  • Entgelt und Steuerbetrag bzw. Steuersatz
  • Betrag je Zahlungsart
  • Beginn und Ende der Abrechnung
  • Transaktionsnummer
  • Seriennummer des elektronischen Aufzeichnungssystems bzw. Sicherheitsmoduls
  • Signaturzähler
  • Prüfwert

Für elektronische Belege gelten weitere Vorgaben. Sie betreffen Datenformat, Sichtbarkeit mittels kostenfreier Standardsoftware und die Möglichkeit des Endgeräte-Empfangs beim Kunden.

Ausnahmen von der Belegpflicht

Die Belegausgabepflicht gilt ausschließlich für elektronische Kassen. Für offene Ladenkassen (Kassenschubladen, Kästen ohne Registrierung usw.) besteht sie nicht. Ansonsten kann nur mit Zustimmung des Finanzamts „aus Zumutbarkeitsgründen nach pflichtgemäßem Ermessen“ von einer Belegausgabepflicht abgesehen werden. Diese Ausnahmevorschrift wird aber restriktiv ausgelegt und kommt nur selten zum Tragen.

Bild: Bigstockphoto.com / Cube_KRD