Jahr für Jahr wird der Weihnachtsfriede in der Lohnbuchhaltung gestört: Nicht nur Grenzwerte ändern sich, auch gesetzliche Vorschriften im Steuer- und Sozialversicherungsrecht werden angepasst. Und das mit oft sehr kurzen Vorlaufzeiten und Unsicherheiten, weil Ausführungsbestimmungen zum Gesetzestext noch fehlen. Dabei können Unternehmen noch froh sein, wenn es nur einen jährlichen Stichtag für Anpassungen in der Gehaltsabrechnung gibt.
Die Praxis ist anders, denn Vorschriften ändern sich auch unterjährig. Selbst bei maximaler Aufmerksamkeit droht eine Haftungsfalle für Steuern und Sozialabgaben – vom komplexen Themenfeld Datenschutz einmal ganz zu schweigen. Viele kleine und mittlere Unternehmen entscheiden sich dafür, die Lohnabrechnung extern an einen spezialisierten Dienstleister zu vergeben. Sie folgen damit dem seit Jahren bewährten Vorgehen großer Konzerne, komplexe Themen außerhalb der eigenen Kernkompetenz in Shared-Services-Bereiche auszulagern.
Sicht des Kostencontrollings
Das Outsourcing der Gehaltsabrechnung bedeutet nicht, dass im eigenen Betrieb dafür keinerlei Kosten mehr anfallen. Der HR-Bereich spart zwar Zeit, muss aber mindestens die regelmäßige Lieferung von Bewegungsdaten (Ein- und Austritte, Gehaltsveränderungen, geleistete Arbeitsstunden, Mehrarbeit an Werktagen oder Wochenenden, Lohnfortzahlung im Krankheitsfall usw.) veranlassen. Dennoch dürften Unternehmen unter dem Strich von der höheren Effizienz eines Dienstleisters profitieren. Allein schon dadurch, dass Kosten für die Anpassungen an neue Rahmenbedingungen auf eine Vielzahl von Kunden verteilt wird, sparen sie Zeit, die wegen der entstehenden Arbeitsspitzen ansonsten wahrscheinlich mit Mehrarbeitszuschlägen vergütet werden müsste.
Die Kosten für die Tätigkeit des Dienstleisters hängen vom Umfang des gebuchten Pakets ab. Eine Standardabrechnung ist bereits deutlich unter zehn Euro pro Mitarbeiter und Monat zu haben. Sparen Sie aber nicht an Qualität und Service – das rächt sich spätestens bei einer Betriebsprüfung. Viele Arbeiten, die mit der Lohnabrechnung zusammenhängen, können einzeln oder als Premium-Paket hinzugebucht werden. Das sind zum Beispiel Entgeltmeldungen an Sozialversicherungsträger, individuelle Statistiken, das komplette Führen einer digitalen Personalakte und die Unterstützung in Form einer Mitarbeiter-Hotline oder bei einer örtlichen Prüfung.
Aber reicht für eine Lohnabrechnung nicht schon ein entsprechendes Softwarepaket? Die regelmäßigen Updates berücksichtigen doch auch Gesetzesänderungen? Für einfach gelagerte Abrechnungen in Kleinstbetrieben mag das zutreffen. Aber sind Sie sicher, dass das Programm auch die Berechnung von bAV, Zeitwertkonten und ähnlichen Spezialfällen beherrscht? Solche Extras werden für die Gewinnung von Fachkräften immer wichtiger, und Unternehmer sollten nicht darauf verzichten, bloß weil ihr Abrechnungsprogramm damit nicht klarkommt. Ein „Rosinenpicken“ – Auslagerung nur der komplexen Vorgänge – ist nicht drin, da am Monatsende alle Abrechnungen in einer vollständigen Meldung zusammenlaufen müssen.
Sicht des Risikomanagers
Die Lohnabrechnung birgt Haftungsrisiken, von denen sich der Unternehmer auch durch Outsourcing der Funktion nicht befreien kann. Er ist im Außenverhältnis für die Richtigkeit der Abrechnung verantwortlich, sowohl dem Mitarbeiter als auch gegenüber Steuerbehörden und Sozialversicherungsträgern. Für falsch abgeführte Steuern und Versicherungsbeiträge haftet er. Bei Datenschutzverstößen drohen hohe Bußgelder. Aber wie ist die Praxis? Das Risiko einer fehlerhaften Abrechnung sinkt, wenn die Fachkompetenz eines Spezialisten genutzt wird. Und auch wenn die Haftung im Außenverhältnis bestehen bleibt, könnte ein Unternehmer bei seinem Dienstleister Regress nehmen, wenn ihm durch dessen Fehler ein Schaden entstehen sollte. Deshalb auch vom Chief Risk Officer grünes Licht für die externe Lohnabrechnung.
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