Die Corona-Pandemie ist noch nicht vorbei, die Inzidenzen in der vierten Welle steigen. Dennoch rüsten sich viele Bürobetriebe angesichts hoher Impfquoten in der Belegschaft für eine Rückkehr ihrer Mitarbeitenden in die Büros. Die neue Normalität wird sich aber deutlich unterscheiden von den bisher vertrauten Arbeitswelten. Die Möglichkeit zum mobilen Arbeiten bedeutet, dass nicht mehr für jeden ein Schreibtisch vorgehalten werden muss. Desk Sharing und wechselnde Arbeitsplätze stellen neue Herausforderungen nicht nur hinsichtlich der Büromöbel, sondern auch an das Verhalten der Beschäftigten. Ordnung bedeutet auch Rücksichtnahme auf diejenigen, mit denen man sich zukünftig die Arbeitsräume teilt.
Das papierlose Büro ist (noch) nicht Realität
Die digitale Verfügbarkeit von Unterlagen ist eine wesentliche Voraussetzung für erfolgreiches mobiles Arbeiten. Die Ordnung von Dokumenten auf Servern oder in der Cloud ist durch Datenbanken, Ordnerstrukturen und dergleichen vorgegeben. Aber vor der Digitalisierung fällt Papier an. Kunden schreiben Briefe, auf die Unternehmen auch aus Datenschutzgründen oft nicht per E-Mail antworten können oder dürfen. Wir machen uns handschriftliche Notizen während eines Telefonats oder einer Videokonferenz. Wohin mit Block und Stiften an einem geteilten Arbeitsplatz, mit persönlichen Gegenständen wie Maus, Tastatur, Headset und Kaffeetasse, die wir schon aus hygienischen Gründen nicht teilen möchten? Was passiert mit vertraulichen Unterlagen, zum Beispiel Personalakten bei Führungskräften und im HR-Bereich oder Mitbestimmungsthemen der Betriebsräte? Ein persönlich zugeordneter, abschließbarer Rollcontainer ist flexibler als Schrankplatz, weil er auch an wechselnde Arbeitsplätze mitgenommen werden kann.
Ordnung bei der Postverteilung
Papierpost wurde in der alten Welt üblicherweise an den jeweiligen Arbeitsplatz gebracht. Wie funktioniert das heute? Keinem Beschäftigten der allgemeinen Dienste, keiner Abteilungsassistenz ist es zuzumuten, täglich neu festzustellen, wer gerade an welchem Platz sitzt oder seine Arbeit im Homeoffice verrichtet. Die effizienteste Möglichkeit ist eine Poststelle mit Postfächern, die Mitarbeitende ein- oder zweimal täglich im Selfservice leeren und dabei gleich Ausgangspost mitnehmen. An einer solchen zentralen Stelle lässt sich auch eine Fachbibliothek oder – falls angesichts fortschreitender Digitalisierung noch nötig – ein Vordrucklager unterbringen. Alles das erfordert aber eine passende Möblierung, die heute vielleicht noch gar nicht vorhanden ist.
Investitionen, die sich auszahlen
Der Start in die neue Normalität wird Investitionen erfordern. Man muss nicht zwingend die bisherigen kleinen Büros in Open Space umbauen. Viele Menschen ziehen auch beim Desk Sharing Arbeitsräume mit nur zwei oder drei Plätzen vor. Aber die Büromöbel sollen nicht nur andere Anforderungen erfüllen als früher, sondern auch dazu führen, dass der Arbeitsplatz attraktiv wird. Ansonsten werden die Unternehmen es schwer haben, Arbeitnehmer aus dem Homeoffice an die Standorte zu locken und dort für Zufriedenheit zu sorgen.
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