War es der Niemeyer, der sich einen Virus eingefangen hat? 25 Jahre ist es her, dass ein Werbespot von IBM „Es druckt nicht!“ zum geflügelten Wort machte. Und wenn es bei Ihnen nicht druckt? Haben Sie auch einen Niemeyer als Sündenbock? Oder verlassen Sie sich doch lieber auf einen guten IT-Dienstleister, der Kabel oder WLAN überprüft – oder den PC vom Niemeyer wieder virenfrei macht?
Anforderungen definieren
Machen Sie sich zunächst Gedanken, was Sie von einem IT-Dienstleister erwarten. Selbst wenn es nur um ein paar Computer in der Verwaltung geht, sollten Sie sich nicht in Abhängigkeit begeben von einem Kollegen, der „ein bisschen was davon versteht“. Auch der günstige Service von Studierenden, den Sie in den Kleinanzeigen gefunden haben, wird sich als teuer erweisen, wenn Sie lange Ausfallzeiten haben oder sogar Daten verlorengehen. Erstellen Sie eine Liste, zum Beispiel zu folgenden Punkten:
- Zahl und Ausstattung der PC-Arbeitsplätze (Hardware, Standardsoftware, Spezialprogramme)
- Netzwerktechnik
- Peripherie (Drucker, Scanner, …)
- Mobilgeräte
- Daten, Datensicherheit und Datenschutz
- Pläne zur (weiteren) Digitalisierung
- Cloud Computing
- Online-Services (eShop)
Sind Sie unsicher, holen Sie sich Hilfe. Fragen Sie bei der Industrie- und Handelskammer, der Handwerkskammer oder einer anderen berufsständischen Vereinigung nach Unterstützungsmöglichkeiten für eine Bedarfsanalyse. Glauben Sie nicht, Sie stünden mit Ihren Problemen allein da – viele kleine und mittelständische Unternehmen brauchen Unterstützung im Bereich Datenverarbeitung. Die Corona-Pandemie ist ein disruptives Ereignis, das zur massiven Beschleunigung der Digitalisierung zwingt, um wettbewerbsfähig zu bleiben.
Angebote einholen
Mit Ihrem Anforderungskatalog können Sie nun eine bundesweite oder internationale Ausschreibung starten. Können Sie, sollten Sie aber nicht. Sicher lassen sich heute viele Wartungsarbeiten und Supportfunktionen „remote“ erledigen. Ein User Help Desk in Rumänien oder Indien mag billig sein. Aber wie läuft die Sache, wenn Ihre Online-Verbindung gestört ist? IT Firmen in der Nähe sind die bessere Wahl, denn wenn es drauf ankommt, kann ein Local Support auch mal eine Hardwarekomponente austauschen oder eine Einweisung vor Ort geben. Führen Sie vor dem Vertragsabschluss ein persönliches Gespräch und stellen Sie fest, ob Sie sich bei diesem Dienstleister gut aufgehoben fühlen. Werden alle Punkte Ihrer Wunschliste angesprochen, sind sie vom gebotenen Service abgedeckt? Gibt es Experten, die sich mit Hardware, Software, Netzwerken, Internetdesign und Online-Marketing auskennen? Ein Universalgenie für dieses breite Themenspektrum werden Sie nicht finden. Ihr favorisierter Dienstleister sollte deshalb personell breit aufgestellt sein. Verstehen Sie die Antworten auf Ihre Fragen, oder werden Sie mit Fachbegriffen zugetextet, von denen Sie nicht wissen, ob sie vielleicht doch eher aus dem Marketing-Lexikon als aus dem IT-Handbuch stammen?
Die Vertragsentscheidung
Auch wenn Sie ein gutes Gefühl haben: Schauen Sie nach objektiven Bestätigungen – Zertifizierungen, vertrauenswürdige Kundenbewertungen, Referenzen aus der Nachbarschaft von Unternehmen, mit denen Sie über deren Erfahrungen sprechen können. Bei aller Servicequalität und Zukunftsorientierung geht es aber auch um den Preis. Wägen Sie ab: Was zu schön klingt, um wahr zu sein, hat vermutlich einen Haken. Einen Service 24/7 zum Dumpingpreis gibt es nicht. Andererseits bedeutet ein hoher Preis nicht automatisch überragende Qualität.
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